¿Cómo evitar los errores de cobranzas más comunes?

¿Cómo evitar los errores de cobranzas más comunes?

Las cobranzas o cuentas a cobrar de tu negocio son uno de tus principales activos. Su administración tiene un papel central. No llevar bien las cobranzas, complica el flujo de caja y te lleva a pérdidas por ventas no cobradas.

Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta es el seguimiento de las facturas a cobrar. Esto te ayudará a bajar riesgos y cobrarlas en el tiempo acordado al momento de la venta. En un mundo ideal, todos los clientes liquidarían sus facturas inmediatamente. Pero en el de los negocios esto no pasa, y para no caer en complicaciones es necesario evitar los errores de cobranza más comunes.

Si tu cliente se siente desatendido y cree que tu negocio incumplió en algo, esto va a impactar en la falta de pago de su cuenta pendiente.

¿Cómo puedo evitar errores en mis cobranzas?

Mandar las facturas inmediatamente te ayudará a que todo el proceso de facturación funcione mejor. El momento de entregarla es cuando se concreta la venta el producto o servicio. El cliente tiene que tener claras las condiciones en las que se hace la operación. El riesgo de fallar en esto es que suponga que tiene más días para cancelar su deuda. Los clientes dan prioridad a las facturas que reciben en tiempo y forma respetando lo acordado. Además, esto habla de la seriedad y seguridad de tu negocio en general y una buena imagen aumenta la confianza y las ventas.

Cualquier conflicto con un cliente debe ser resuelto lo antes posible. Por ejemplo, si por el motivo que fuera un cliente está disconforme con un producto o servicio recibido, puede usarlo para posponer el pago hasta que lo resuelvas. Lo ideal es prestarle atención al tema urgente, escuchar al cliente y llegar a un acuerdo favorable a todos. Si tu cliente se siente desatendido y cree que tu negocio incumplió en algo, esto va a impactar en la falta de pago de su cuenta pendiente.

Para que todo fluya mejor, lo ideal es automatizar las cobranzas. A veces, por falta de tiempo, mucho trabajo, papeleo o demasiados archivos de Excel, las cosas pueden complicarse. Pero tener un control automatizado de las cuentas por cobrar simplifica todo esto. Con las cobranzas automatizadas también podrás mandarle recordatorios de seguimiento al cliente. En la misma línea, la factura electrónica y su envío en el momento de la venta te simplificará mucho el monitoreo y control.

En ese camino, es importante tener políticas de crédito y cobranza definidas. Te ayudarán a relacionarte mejor con tus clientes y por ende, vender más. Los requisitos, criterios, fechas de pago, política de saldo vencido y entrada en mora, consecuencias de falta de pago y cualquier otro punto de tu negocio en particular deben aclarase antes. Estas políticas tienen que ser simples y claras, sin letra chica. Es crucial que las respetes siempre. Las excepciones te ponen en un lugar donde el cliente siempre va a esperar eso de tu parte.

Para establecer el límite de crédito que vas a darle a un cliente, tenés que decidir el monto al que te parece que va a poder responder. Debés basarte en su historial para no correr riesgos innecesarios para tu comercio.

Lo ideal es que tus cobranzas no afecten el vínculo con tu cliente. Para esto, tenés que seguir un proceso prolijo para no verte obligado a aplicar un monto más importante ni encontrarte con sorpresas todo el tiempo.

El mejor camino para lograrlo es mantener un seguimiento sostenido de tus clientes. Seguir de cerca las cuentas por cobrar minimiza el riesgo de pérdidas para tu negocio. Una de las medidas centrales será asegurarte que tus clientes estén pagando sus facturas en las fechas acordadas. Para esto, un informe de antigüedad de saldos con el detalle de deudas y vencimientos de tus clientes te será de gran ayuda. Si tenés colaboradores o equipo comercial, todos tienen que manejar estos datos para negociar mejores ventas.

No puede faltarte una buena base de datos actualizada con los contactos correctos de quiénes hacen los pagos de tus clientes. Cualquier cambio tiene que ser volcado inmediatamente, porque si la información no está al día el seguimiento de pago se complica. Aunque el cliente no conteste llamadas o correos, hay que sostener el seguimiento a la cuenta.

Todo esto va a ayudarte a mejorar la gestión y bajar los riesgos para alcanzar un mejor proceso de cobranza para tu negocio.

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