¿Cómo tener éxito con mis cobranzas?

¿Cómo tener éxito con mis cobranzas?

Cobrar en tiempo y forma es el objetivo para todo comercio. Y si bien a veces puede parecer una utopía, con las condiciones adecuadas puede hacerse realidad.

Para lograrlo, tenés que conocer los cinco aspectos clave de tus cobranzas. A continuación te los contamos y te explicamos qué necesitás para lograr el éxito en este proceso.

Para que un sistema de cobros sea efectivo deben quedar claramente identificados cuáles serán los límites aceptables de tiempo y de montos en cada caso.

¿Cuáles son las claves para tener éxito con las cobranzas?

 – Un cobrador confiable

Si tu negocio cuenta con un encargado de cobranzas, es fundamental que él o que ella sepa generar confianza y que se destaque por su proactividad.

A veces, el atraso de un pago se puede deber a un simple malentendido y es posible arreglarlo fácilmente. Claro que, en otros casos, la resolución será mucho más compleja y requerirá de habilidades para negociar o para hacer el seguimiento de un deudor moroso. Esa situación requerirá tener la capacidad de tomar decisiones de gran envergadura y rápidamente. Por eso, la confianza y la proactividad aquí son fundamentales.

 – Un sistema efectivo de cobros

La planificación es un aspecto central en todas las áreas del negocio. Y tiene una particular importancia a la hora de organizar el sistema de cobros.

Por eso, necesitás contar con un cronograma que estipule todos los plazos acordados con cada cliente o proveedor y con el detalle de las formas de pago que manejarás con cada uno. 

Deben quedar claramente identificados cuáles serán los límites aceptables de tiempo y de montos en cada caso.

 – El foco puesto en “los clientes difíciles”

A veces te puede ocurrir que el atraso en el pago ocurrió como un caso excepcional y enseguida el cliente se pone al día. Ese tipo de clientes o proveedores no suelen darnos preocupaciones.

Pero están aquellos otros que descuidan las fechas de vencimiento de sus pagos y lo hacen ocasionalmente. Nos referimos a los tan temidos morosos.

Para que no te tomen por sorpresa, tené siempre una ficha para hacer el seguimiento de cada cliente en donde vuelques datos, movimientos y saldos. Con todas las fichas hechas y con los verdaderos morosos identificados, actuá en consecuencia para evitar más retrasos.

– Un manual interno

Si tenés en mente la descripción de las diferentes funciones del área de cobros, quiénes serán los responsables y  qué documentos básicos se necesitan, lo mejor es dejarlo plasmado en un documento. De esta manera, ese manual funcionará como guía para todas las personas del equipo. Será una gran ayuda para evitar errores, o bien para subsanarlos, y te facilitará la manera de realizar controles internos. Organizar procesos y objetivos es una gran ayuda para optimizar el trabajo en todas las áreas de tu comercio o negocio.

– Un reporte completo

Por último, siempre es mejor que todo quede por escrito y debidamente registrado. Por eso, elaborá un reporte en el que plasmes  las metas que te propusiste, en el que puedas ir midiendo los resultados parciales y en donde puedas ir analizando y relevando las tendencias que van surgiendo a partir de esos resultados.

Ahí vas a poder visualizar fácilmente cuáles son los potenciales morosos y vas a poder entender la causa de su atraso en los pagos.

En ese documento también podés plasmar las acciones correctivas que vas a ir tomando para acercarte cada vez más al sueño de cobrar todo lo que te deben en tiempo y forma.

Siguiendo estos pasos vas a poder organizarte para reducir todo posible riesgo, evitar demoras en los pagos, entender las razones de los atrasos existentes y aumentar tus chances de tener éxito en tus cobranzas.

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